System Elektronicznego Obiegu Dokumentów jest oprogramowaniem do optymalizacji czasu pracy z dokumentami, usprawniającym archiwizację, szybki dostęp, obieg oraz procesy akceptacji wszelkich dokumentów występujących w firmie. Elastyczna konstrukcja systemu pozwala na samodzielne konstruowanie zarówno repozytoriów dokumentów jak i modelów obiegu dokumentu wewnątrz organizacji. Modelowanie procesów biznesowych może również odbywać się w formie graficznej (opcja Nintex) co pozwala zarówno na szybkie budowanie narzędzi do obsługi procesów w firmie jak i natychmiastowe reagowanie na zmiany w procesach wewnętrznych bez wysokich kompetencji programistycznych. Dzięki oprogramowaniu EOD można zaoszczędzić nawet do 60% czasu pracowników administracyjnych co szybko przekłada się na wymierne efekty finansowe.

Elektroniczny Obieg Dokumentów pozwala na definicję dowolnego procesu biznesowego związanego z obiegiem faktur zakupowych w firmie. System powstał w wyniku kilkuletnich analiz i wdrożeń w firmach. System otwarty jest na współpracę z różnymi systemami ERP.

System integruje się z systemem:

1. SAP z modułami FI i MM. Integracja z SAP jest na poziomie: kartoteki kontrahentów, planu kont, modułu FI pozwalającego na rozksięgowanie faktur wg stanowisk kosztów, modułu MM pozwalającego rozliczyć zamówienie z SAP, księgowanie do SAP.
2. Comarch XL - integracja na poziomie kartoteki kontrahentów, zamówień
3. Dowolnie z innym systemem - realizowane przy procesie wdrożenia

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów pamięta historię akceptacji - datę akceptacji, osobę akceptującą, wartości pól formularza - zastępuje tradycyjny opis faktury - długopis jest już niepotrzebny.

Wykorzystując ten system oszczędzasz czas i pieniądze. Znika problem zagubionych i przeterminowanych faktur. Wyszukiwanie faktury to tylko kilka chwil, ponieważ Twoje faktury są zeskanowane i przechowywane elektronicznie.

Wersja papierowa faktury jest zeskanowana i trafia do archiwum, a wersja elektroniczna uczestniczy w procesie akceptacji. Wykorzystując ten system czas akceptacji faktury został skrócony z kilku dni do kilku godzin. Dostęp do sytemu z dowolnego miejsca na świecie.

Korzyści używania EOD

• Uporządkowany i szybszy obieg dokumentów
• Niższe koszty na bieżącą obsługę administracyjną m.in.: papier, tusz, drukarki, poświęcony czas pracy
• Pełny monitoring dokumentów i ich obiegu wewnątrz organizacji
• Podejmowanie bardziej świadomych decyzji dzięki prezentowaniu kluczowych dla firmy informacji w jednej centralnej lokalizacji
• Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca przy pomocy przeglądarki internetowej
• Prosty, szybki i spójny interfejs użytkownika
• Możliwość definiowania dowolnych przepływów, scenariuszy pracy
• Prosty i łatwy dostęp do dokumentów bieżących i archiwalnych oraz ich efektywne wykorzystanie
• Eliminacja wielokrotnego wprowadzania tych samych danych do systemu
• Możliwość pracy grupowej nad danym dokumentem
• Tworzenie zadań oraz przypisywanie ich do użytkowników w ramach pracy nad danym dokumentem

Podstawowe cechy systemu elektronicznego obiegu dokumentów

• skalowalny system,
• konfigurowalne ścieżki przepływu faktur,
• konfigurowalna ilość oraz zawartość etapów (wprowadzanie danych, zatwierdzanie, akceptacja, itp.),
• na każdym z etapów możliwość określenia wymagalności, dostępności, edycji pól,
• możliwość dowolnego przypisania do etapu poszczególnych użytkowników lub grup,
• po wypełnieniu/zatwierdzeniu danego etapu system generuje zadanie oraz powiadamia odpowiedzialnych użytkowników mailowo,
• możliwość odrzucenia etapu - cofnięcie faktury np. do poprzedniego etapu,
• integracja systemu z system SAP:
  • moduł FI - umożliwia rozksięgowanie faktury po MPK, kontach, zleceniach kontrolingowych
  • moduł MM - potwierdzanie zamówień
  • moduł kontrahent i konto
  • moduł historia dokumentów
  • moduł: księgowanie dokumentów do SAP
• integracja z innymi systemami ERP, np. Comarch XL,
• możliwość utworzenia dowolnych komponentów na życzenie klienta.

Pytania i odpowiedzi

1. Czy system posiada rożne formy przeszukiwania zgromadzonych dokumentów?

Tak, system umożliwia wyszukiwanie dokumentów według różnych kryteriów np. wg nazwy, daty utworzenia itp.

2. Czy możliwa jest akceptacja/ zatwierdzania dokumentów przez różnych użytkowników?

Tak, system umożliwia akceptację dokumentów na różnych szczeblach i przez różnych użytkowników wg ustalonej ścieżki obiegu dokumentu.

3. Czy można monitorować stan realizacji przydzielonych zadań?

Tak, stan realizacji zadań można monitorować na każdym etapie obiegu dokumentów.

4. W jaki sposób użytkownik uzyskuje dostęp do systemu?

Dostęp do systemu jest możliwy z każdej przeglądarki internetowej, użytkownikowi uprawnienia nadaje administrator.

5. W jaki sposób dokumenty trafiają do systemu elektronicznego obiegu?

Dokumenty trafiają do sytemu EOD za pomocą urządzenia skanującego po wybraniu odpowiedniej ścieżki obiegu dokumentu.

6. W jakiej technologii tworzony jest system EOD?

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów tworzony jest na bazie MS SQL