E-faktura

• WSPÓŁPRACUJE Z DOWOLNYM SYSTEMEM ERP - nie musisz zmieniać oprogramowania, aby wygenerować elektroniczny dokument
• Archiwizuje e-faktury od Dostawców
• Automatyzuje proces generowania i dystrybucji elektronicznych dokumentów sprzedaży do Klientów oraz archiwizuje e-dokumenty
• Zgodny z wytycznymi Ministerstwa Finansów w zakresie faktur elektronicznych

Charakterystyka systemu

Głównym zadaniem systemu informatycznego eFaktura jest automatyzacja procesu wystawiania elektronicznych dokumentów. Proces wymiany drogą elektroniczną odbywa się z wykorzystaniem wiadomości email oraz plików pdf podpisanych certyfikatem cyfrowym lub plików xml. System obsługuje dwa procesy: wystawianie i odbieranie e-dokumentów, ich archiwizację i rejestrację oraz historię korespondencji dotyczącej konkretnego dokumentu.

System umożliwia zbudowanie własnego środowiska do archiwizacji elektronicznej dokumentacji zakupowej i sprzedażowej oraz automatyzuje proces dystrybucji dokumentów sprzedaży do kontrahentów. System wyposażony jest także w moduł raporty - narzędzie do tworzenia i generowania kompleksowych zestawień. Spełnia wytyczne Ministerstwa Finansów.

Korzyści z wdrożenia systemu eFaktura:

• przyspieszenie procesu obiegu faktur poprzez skrócenie czasu przesyłania i odbierania (wykorzystanie skrzynki mailowej)
• możliwość przeglądania kompletnej korespondencji wiadomości powiązanych z odebranymi lub wysłanymi e-fakturami
• zautomatyzowanie procesu obiegu dokumentów wychodzących i przychodzących (rezygnacja z tradycyjnej korespondencji w wersji papierowej)
• obniżenie kosztów generowania dokumentów (przejście z wersji papierowej na elektroniczną)
• łatwy i szybki dostęp do faktur bieżących i archiwalnych
• przechowywanie faktur w jednym miejscu
• dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca przy pomocy przeglądarki internetowej
• bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów (podpis elektroniczny) – dostęp do dokumentów tylko dla uprawnionych użytkowników
• oszczędność czasu pracy działu księgowości i administracji, usprawnienie terminowości dostarczania eFaktur
• prosty i funkcjonalny dla użytkownika interfejs

Proces odbierania faktur

System eFaktura współpracuje z dowolną pocztą email. Po odebraniu emaila, system weryfikuje go ze swoją bazą kontrahentów i na tej podstawie podejmuje decyzję czy należy taki email zakwalifikować do tzw. maili rozpoznanych. W przypadku negatywnej weryfikacji email zostaje zarejestrowany jako nieznany. Jeżeli wiarygodność emaila zostanie potwierdzona i email zawiera załącznik (np. w postaci pliku PDF), system automatycznie utworzy e-dokument i połączy go z kontrahentem. W tym samym czasie powiadomi kontrahenta o odebraniu e-dokumentu oraz poinformuje użytkowników, że należy taki dokument zaakceptować lub odrzucić. Po akceptacji/odrzuceniu, dokument otrzymuje stosowny status, a kontrahent opcjonalne powiadomienie email o tym fakcie. System archiwizuje zarówno e-dokumenty, jak i pełną historię wiadomości email. Istnieje możliwość korespondencji email z kontrahentem w odniesieniu do dowolnego e-dokumentu.

System współpracuje z naszym systemem EOF - elektroniczny obieg faktur

Proces wystawiania faktur

Osoba wystawiająca dokumenty ma możliwość generowania e-faktury przy użyciu swojego programu handlowego. Zamiast wydruku przy użyciu tradycyjnej drukarki używamy specjalnego sterownika. Po jego wybraniu fakturzysta "drukuje" plik PDF (podpisany kluczem niekwalifikowanymi lub kwalifikowanym), który zostaje zarejestrowany w systemie celem archiwizacji i wysłania do kontrahenta - cały proces przebiega automatycznie.

System automatycznie wysyła elektroniczne dokumenty sprzedaży do kontrahentów na e-maile zarejestrowane w kartotece kontrahentów w systemie eFaktura. W tej kartotece zarejestrowane są również zgody na otrzymywanie elektronicznych wersji dokumentów sprzedaży. Zgodnie z wymogami MF nasz Odbiorca będzie miał dostęp on-line w naszym systemie do swoich e-dokumentów. Narzędzie również udostępnia rejestr dokumentacji dla organów kontrolujących.

Budowa systemu

System e-Faktura składa się następujących modułów/elementów:

• Relacyjna baza danych SQL zbudowana w oparciu MS SQL Server 2005/2008
• Moduł zarządzania – odpowiedzialny za zarządzanie i akceptację dokumentów sprzedaży
• Moduł Fakturzysta – wirtualna drukarka umożliwiająca wygenerowanie elektronicznych dokumentów sprzedaży i przesłanie ich do kontrahenta. System współpracuje z programami, takimi jak: Symfonia, ERP Optima, ERP XL, SAP, itp.
• Moduł elektronicznych dokumentów zakupowych - automatyzacja i archiwizacja elektronicznych dokumentów zakupu - współpracuje z systemem EOF (elektroniczny obieg faktur)

Pytania i odpowiedzi

1. Czy system jest zgodny z przepisami prawa podatkowego? Tak system jest zgodny z przepisami prawa podatkowego 2. Przez jaki okres czasu należy przechowywać eFaktury w systemie? Dokumenty w systemie należy przechowywać przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku 3. Z jakimi systemami współpracuje nasz system? System eFaktura współpracuje z każdym systemem sprzedażowym, bez ingerencji (jako wirtualna drukarka). Możliwość głębszej integracji z systemami takimi jak np. Symfonia, ERP Optima, ERP XL, SAP, TETA, i inne… 4. Czy system umożliwia tylko wysyłanie czy również odbieranie faktur od kontrahentów? Nasz system posiada zarówno moduł wysyłania jak i przyjmowania dokumentów elektronicznych. 5. Jeżeli wymagana jest zgoda kontrahenta na odbiór eFaktury to gdzie umieszcza się taką decyzję? Zgodę na odbiór przechowuje się w kartotece kontrahenta w systemie. 6. Czy odbiorca faktury elektronicznej posiada wgląd do dokumentów w systemie? Tak, każdy kontrahent posiada indywidualne konto, gdzie po zalogowaniu się ma podgląd na swoje e-dokumenty w formie on-line, oraz historię komunikacji do każdego z dokumentów. 7. Czy system można zintegrować z systemem elektronicznego obiegu dokumentów? Tak, system jest dopełnieniem systemu EOD jako platforma www do wymiany dokumentów z kontrahentami. 8. Czy wdrożenie takiego systemu jest czasochłonne? System posiada domyślną funkcjonalność, którą można wdrożyć w ciągu jednego dnia. Przy indywidualnych wymaganiach czas wdrożenia zależy od potrzeb Klienta i typów integracji systemu z otoczeniem informatycznym. 9. Czy faktura jest wystawiana w dwóch egzemplarzach tak jak tradycyjna papierowa forma faktury VAT? Nie, dokument wystawiany jest w jednym egzemplarzu. 10. Czy podatek Vat jest rozliczany w taki sam sposób jak z faktury papierowej? Tak w przypadku dokumentów online obowiązują takie same zasady rozliczania podatku VAT jak w przypadku dokumentów wystawianych lub odbieranych w formie papierowej.