Maintenance Status Documentation (DSU) and measurement sheets are the cornerstone of safe rolling stock operations. For years, these were maintained exclusively in paper form—with all the resulting limitations and consequences. RCMS (Rail Complex Management System)—web-based software from Petrosoft.pl built on a three-tier architecture and tailored to legal requirements: the NIS2 and ERA directives—offers comprehensive digitization of these processes. The system represents an evolution of the industry-proven RailSoft software.
Translated with DeepL.com (free version)
The Problem with Paper Technical Documentation
The use of paper measurement sheets in railway rolling stock repair facilities creates a number of operational problems. The narrow fields on the forms make it impossible to legibly enter data by hand—numbers and values can be difficult to read, leading to misinterpretations. With large fleets, where each piece of equipment requires a separate card, the number of documents per vehicle runs into the dozens, and storing and retrieving them consumes time and resources.
A serious operational risk is the loss of cards and the lack of mechanisms to enforce the verification of documentation before a vehicle is returned to service. In the traditional model, the decision to authorize a locomotive or railcar for service is often based on verbal confirmations rather than actual visual inspections and verification of documentation. In contrast, European Railway Agency (ERA) regulations impose specific requirements regarding the archiving of cards and reports—especially those prepared during the vehicle’s initial approval for service and subsequent inspections.
Fleet Management Module in the RCMS System
Petrosoft.pl provides two related solutions for the railway sector. Drawing on 25 years of implementation experience, these solutions are used by numerous carriers and infrastructure managers in Poland and abroad. RCMS (Rail Complex Management System) is its web-based continuation—designed with a three-tier architecture, it runs in a browser without requiring installation on workstations. Both systems operate on the same database, meaning that companies using RailSoft can transition to RCMS incrementally rather than through a complete overhaul. One of the key modules that helps in deciding to switch to RCMS or purchase it are the innovative solutions introduced in the DSU and Measurement Cards modules. Each locomotive and each railcar has a digital technical passport in the system containing a complete list of components, assigned measurement points with permissible values derived from the manufacturer’s DSU, a history of completed inspections, and scheduled dates for upcoming ones.
The system configuration is very simple and fully flexible—the operator can define separate DSU templates for each vehicle type and each type of inspection. Post-repair forms and reports are generated automatically without the need for a workshop employee to manually select the required fields. Each time the system is shut down, it generates a list of documents to be filled out, divided into required and optional items. This solution makes it easier to select forms tailored to the specifics of the repair performed.
Automatic monitoring of P1–P5 inspection levels
A systematic inspection schedule is in place for the operation of the rolling stock—ranging from daily P1 inspections performed when a vehicle is taken over, through routine P2 and intermediate P3 inspections, routine P4 repairs, to major P5 repairs. In RCMS, these levels are monitored automatically for the entire fleet.
The system continuously tracks the mileage and days in service for each vehicle, comparing these values to the thresholds defined in the DSU. The dispatcher and scheduler can see at any time how many kilometers or days remain until the next inspection—without having to refer to any paper documents. Once a threshold is exceeded, the system automatically blocks the vehicle, preventing it from being assigned to a panel and dispatched on a route.
This represents a fundamental shift from the traditional management model: no inspection deadline can be overlooked, as deadline tracking is handled systematically rather than relying on the memory and vigilance of dispatch center staff. For every operation, the system verifies the technical condition of the vehicles in use and their equipment—such as inspections of the safety device or pantograph, which are not dependent on the DSU—and immediately informs dispatchers or train operators of any deficiencies.
Real-time parameter verification
The mechanic filling out the measurement form in the RCMS system uses a form that knows the acceptable values for each measurement point—directly from the DSU configuration. When a value outside the standard range is entered, the system immediately highlights the field in red. If the card contains required parameters that exceed the standards, RCMS blocks the ability to return the vehicle to service. The analytical module included in the system contains all archived measurements recorded for specific equipment; deviations from the standard are presented in the form of graphs. By transferring information from the previous inspection to the maintenance department, the ECM technician restoring the vehicle to service can verify whether the data—in addition to the correctness of the measured values—is technically accurate, e.g., whether the entered rim thickness of the wheel set does not deviate drastically from the most recent measurement.
Blokada systemowa przed dopuszczeniem do użytkowania to twarde zabezpieczenie procesowe, a nie komunikat, który można zignorować. Pojazd z nieprawidłowymi parametrami pozostaje wyłączony z eksploatacji do czasu wyjaśnienia niezgodności i zatwierdzenia dokumentacji przez uprawnioną osobę. Mechanizm ten wyklucza możliwość dopuszczenia do ruchu taboru, którego stan techniczny stwarza zagrożenie dla bezpieczeństwa.
A two-step process for taking equipment offline and bringing it back online
System RCMS obsługuje oba scenariusze wyłączenia pojazdu z eksploatacji. Rewident lub pracownik utrzymania może ręcznie zarejestrować wyłączenie wraz z przyczyną (awaria, planowy przegląd, uszkodzenie).
Kroki w formularzu są uzależnione od rodzaju zgłaszanej awarii, ich odpowiednia konfiguracja pozwala na przywrócenie pojazdu do eksploatacji po spełnieniu dwóch warunków jednocześnie: wszystkie wymagane karty pomiarowe muszą być zamknięte bez parametrów oznaczonych jako niezgodne z normą, a uprawniona osoba — na przykład kierownik warsztatu — musi zatwierdzić dopuszczenie . Dopiero połączenie obu warunków pozwoli na przekazanie pojazdu pod oględziny ECM i bezpieczne przywrócenie do eksploatacji.
Every event—deactivation, card closure, validation, or restoration—is recorded in the vehicle history along with the date, time, and user ID. A complete operational event log for each locomotive and each railcar is available in the system without any time restrictions, in accordance with ERA archiving requirements.
Korzyści operacyjne i biznesowe
Electronic inspection forms and automated inspection tracking offer several tangible benefits. First, eliminating paper documentation reduces the administrative time required for inspections—workshop and/or maintenance department staff no longer have to transcribe data from forms, search for missing forms, or compile documentation before an inspection.
Po drugie, dostęp do historycznych danych pomiarowych umożliwia obserwację trendów zużycia poszczególnych elementów wyposażenia. Pozwala to planować wymianę części z wyprzedzeniem, co bezpośrednio wpływa na planowanie budżetu utrzymania taboru, a także na weryfikację jakości części dostarczanych i wymienianych przez warsztaty zewnętrzne, oraz jakości przeprowadzanych napraw.
Third, in the event of a railway incident, the system immediately provides a complete record of the vehicle’s technical condition—including all measurement reports, inspection dates, and a history of service interruptions—in a format ready for submission to regulatory authorities and investigative agencies.
According to Milena Sinacka, Software Service Coordinator at RailSoft Business Solutions: “Using electronic cards saves time and money. By monitoring the wear and tear of equipment, you can plan replacement budgets in advance, verify the quality of parts replaced by the workshop, and, in the event of a railway incident, provide timely data on the technical condition of vehicles.”
Architektura webowa i zgodność z dyrektywą NIS2
Sektor kolejowy należy do podmiotów kluczowych objętych dyrektywą NIS2. Trójwarstwowa architektura RCMS — warstwa prezentacji w przeglądarce, warstwa aplikacyjna i warstwa danych — została zaprojektowana z uwzględnieniem wymogów cyberbezpieczeństwa: szyfrowana komunikacja HTTPS, uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) z tokenami sesyjnymi, gradualne zarządzanie dostępem oparte na rolach użytkowników oraz niemodyfikowalne logi audytowe rejestrujące każdą akcję w systemie z dokładnym znacznikiem czasowym i identyfikatorem użytkownika. Aktualizacje zabezpieczeń są wdrażane centralnie przez Petrosoft.pl bez ingerencji w infrastrukturę klienta. Dla zarządu oznacza to jeden mniej obszar ryzyka regulacyjnego do zarządzania — przy jednoczesnym spełnieniu wymogów NIS2 bez odrębnych nakładów wdrożeniowych.
Compliance with UTK requirements and ERA regulations
Podmioty wykonujące utrzymanie taboru kolejowego w Polsce działają pod nadzorem Urzędu Transportu Kolejowego, który w ramach swoich uprawnień kontrolnych może żądać w każdej chwili dostępu do dokumentacji technicznej pojazdów — kart pomiarowych, protokołów przeglądów oraz rejestrów wyłączeń i dopuszczeń do eksploatacji. Ramy prawne dla tych wymogów wyznaczają przepisy krajowe oraz regulacje Europejskiej Agencji Kolejowej (ERA), w tym zasady archiwizacji dokumentacji sporządzanej podczas dopuszczenia pojazdu do użytkowania i kolejnych przeglądów. RCMS spełnia oba poziomy tych wymagań.
System prowadzi pełną archiwizację i analizę dokumentacji technicznej taboru. Każda karta pomiarowa, każdy protokół przeglądu oraz kompletna historia statusów eksploatacyjnych pojazdu są przechowywane w bazie danych z dokładnymi znacznikami czasowymi i identyfikatorami osób odpowiedzialnych za poszczególne wpisy i zatwierdzenia. Dokumentacja nie może zostać usunięta ani zmodyfikowana bez śladu w systemie, co zapewnia jej integralność zarówno na potrzeby kontroli UTK, jak i wymogów ERA dotyczących okresu przechowywania dokumentacji pojazdowej.
W przypadku kontroli inspektorów UTK przedsiębiorstwo kolejowe jest w stanie natychmiast udostępnić żądane dane bez konieczności przeszukiwania papierowych archiwów i weryfikacji czy wprowadzone dane były prawidłowe. Dokumentacja konkretnego pojazdu, stan techniczny w dowolnym momencie historycznym, przebieg procesu dopuszczenia do eksploatacji, wyniki pomiarów z kolejnych przeglądów — są dostępne w systemie w kilka sekund.
Petrosoft.pl Technologie Informatyczne — producent obu systemów, RailSoft i RCMS — specjalizuje się w oprogramowaniu dla sektora kolejowego od ponad 25 lat. W Polsce system posiada 27 wdrożeń produkcyjnych, obejmujących kilkunastu kolejowych przewoźników towarowych, przewoźnika pasażerskiego, zarządców bocznic, jednostki ECM (Entity in Charge of Maintenance) oraz warsztaty kolejowe. Portfolio uzupełniają wdrożenia zagraniczne, w tym u litewskiego zarządcy infrastruktury LTG Infra, gdzie system obsługuje ponad 100 stacji kolejowych.
