Ein Personenbeförderungsunternehmen, eines der größten Eisenbahnverkehrsunternehmen in Polen, beschloss die Einführung eines modernen Transportmanagementsystems. Ausschlaggebend für diese Entscheidung war die Notwendigkeit, veraltete Systeme zu ersetzen, eine integrierte Software für mehrere Standorte zu entwickeln, die betriebliche Effizienz zu verbessern und die aktuellen rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen. Das Projekt umfasste die Implementierung des Systems an 14 regionalen Standorten und am Hauptsitz des Unternehmens.
Herausforderungen
- Integration von Systemfunktionen aus mehreren Altsystemen
- Übergang von den derzeitigen Systemen zu einem einzigen kohärenten System für das Verkehrsmanagement .
- Aufrechterhaltung der Betriebskontinuität während der Datenmigration.
- Implementierung von neuen Geschäftsprozessen
- Komplizierte Organisationsstruktur:
- Unterschiedliche Bedürfnisse von 14 regionalen Standorten und der Hauptverwaltung.
- Jedes regionale Werk verfügte über individuelle Vergütungsregelungen und Verfahren für die Verwaltung des rollenden Materials und der Humanressourcen
- Einhaltung der Vorschriften:
- Anpassung des Systems an die Erfordernisse des Arbeitsrechts, des Flottenmanagements und des Datenschutzes.
- Ausbildung des Personals:
- Schulung des Personals verschiedener Berufsgruppen, einschließlich der Schaffnerteams, der Triebfahrzeugführer und des Zugbegleitpersonals.
Lösung
Das SZT-System wurde als umfassendes Werkzeug zur Unterstützung der Planung, Disposition und Verwaltung von Transport-, Rollmaterial- und Mitarbeiterprozessen konzipiert. Zu den wichtigsten Funktionalitäten gehören:
- Planung und Terminierung:
- Zugarbeit.
- Planung von Fahrern, Schaffnern und Backoffice-Teams.
- Aufzeichnungen und Konten:
- Zeiterfassung.
- Automatische Generierung von Daten für HR- und Gehaltsabrechnungssysteme.
- Verwaltung des rollenden Materials:
- Aufzeichnungen über die Fahrzeuge und ihre Parameter.
- Planung von Wartung und Reparatur.
- Aus- und Einschalten
- Verwaltung des Revisionsprozesses P1 bis P5
- Dokumentation der Überprüfungsprozesse
- Elektronische Messkarten für die Datendigitalisierung und die Implementierung von Predictive Maintenance
- Auflagenhöhe:
- Planung und Durchführung von Fahrzeugumläufen, einschließlich der Zuordnung von Fahrzeugen zu bestimmten Relationen und Strecken.
- Festlegung von Aktivitäten, die zwischen den Läufen durchzuführen sind.
- Automatische Validierung der Kompatibilität von Strecken mit dem Fahrplan.
- Erstellung von Berichten über die Leistung und Optimierung von Schaltkreisen.
- Integration:
- Anbindung an bestehende Systeme wie das Lohnbuchhaltungssystem, Kosten- und Ertragsanalysesystem, ERP und andere.
- Mobilität:
- Bereitstellung einer mobilen App für die Mitarbeiter des Zug- und Zugbegleiterteams, die es ermöglicht:
- Planung der Arbeit
- Zeitliche Abrechnung
- Zugang zur Eisenbahndokumentation
- Zugang zu den Fahrplänen
- Chat
- Bereitstellung einer mobilen App für die Mitarbeiter des Zug- und Zugbegleiterteams, die es ermöglicht:
Prozess der Umsetzung
- Analyse vor der Implementierung:
- Erfassen von Geschäftsanforderungen in einem Workshop mit dem Auftraggeber.
- Erstellung eines detaillierten Geschäftskonzepts.
- Lotsendienst:
- Test der Implementierung in einer ausgewählten Organisationseinheit.
- Überprüfung der korrekten Funktionsweise des Systems.
- Ausbildung:
- Vorbereitung von Schulungsmaterialien und Workshops.
- Spezielle Werkstatt für Schaffnerteams, Lokführer und technische Abteilungen.
- Umsetzung der Produktion:
- Migration von Daten aus Altsystemen .
- Integration mit den IT-Systemen des Kunden
- Aufnahme des Betriebs des Systems in allen Geschäftsbereichen.
- Einführung neuer Bereiche für den Umlauf, die Abfertigung
- Unterstützung nach der Implementierung:
- 12-monatiger Support nach der Implementierung, um die Unterstützung der Benutzer und die Beseitigung möglicher Fehler zu gewährleisten.
Ergebnisse
- Steigerung der Effizienz:
- Verkürzung der Planungszeit für Fahrzeugumläufe und Arbeitspläne.
- Automatisierung der Erstellung von Betriebsberichten.
- Erhebliche Verringerung der Zeit für die Datenaufbereitung für die Gehälter von mehreren tausend Außendienstmitarbeitern
- Einführung einer Reihe von Systemschutzmaßnahmen, die eine ordnungsgemäße Kontrolle der Daten im Zusammenhang mit dem Personalwesen und der Gehaltsabrechnung sowie der Wartung des rollenden Materials ermöglichen
- Verbesserung der Governance:
- Ein integriertes System für eine bessere Überwachung und Verwaltung von Rollmaterial und Personal.
- Zentralisierung von Fahrzeug- und Personaldaten in einem System.
- Zgodność z przepisami:
- Vollständige Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Vorschriften.
- Berichterstattung UTK , CSO
- Operative und finanzielle Controllingberichte
- Bessere Instrumente für die Mitarbeiter:
- Die mobile App hat die Zeiterfassung und das Terminmanagement verbessert.
- Mehr Komfort für Mitarbeiter im Außendienst durch mobile Funktionen.
- Möglichkeit, die Eisenbahndokumentation „von Grund auf“ vorzubereiten – Bremsprobekarte, Liste der Wagen eines Zuges, Bestätigungen über das Lesen der Eisenbahndokumentation
- Auflagenhöhe:
- Umsetzung des strategischen Umlaufprozesses – ein Plan für die kommenden Jahre
- Einführung eines operationellen Umlaufverfahrens – Umlaufverfahren für gekaufte Fahrpläne mit der Möglichkeit des erneuten Umlaufs im Falle von Störungen der Traktion, Nichtverfügbarkeit von Humanressourcen usw.
Schlussfolgerungen
Die Implementierung des Systems für die Passagierfluggesellschaft war ein Erfolg, da es moderne Werkzeuge zur Unterstützung des täglichen Betriebs der Fluggesellschaft bietet. Das Projekt wurde fristgerecht abgeschlossen und erfüllte die wichtigsten Geschäftsziele. Der Erfolg dieser Implementierung kann als Modell für andere Fluggesellschaften dienen, die nach Lösungen zur Optimierung ihres Betriebs suchen. Dank der eingesetzten Funktionalitäten hat die Fluggesellschaft eine Plattform für die weitere Digitalisierung von Prozessen und die Einführung moderner technologischer Lösungen in den kommenden Jahren erhalten.