Kancelaria prawnicza specjalizująca się w procesowaniu szkód komunikacyjnych oraz zarządzaniu wynajmem samochodów zastępczych, zdecydowała się na wdrożenie nowoczesnego systemu zarządzania w celu usprawnienia swojej działalności. Kancelaria, obsługując liczne sprawy związane z ubezpieczycielami, potrzebowała narzędzia, które mogłoby zautomatyzować i zorganizować skomplikowane procesy związane z obiegiem dokumentów, generowaniem pism oraz zarządzaniem samochodami zastępczymi.
Tło projektu
Przed wdrożeniem nowego systemu, kancelaria zarządzała aktami sprawy oraz wynajmem samochodów w sposób manualny, co prowadziło do opóźnień i trudności w śledzeniu dokumentów oraz procesów. Sprawy wymagały częstego przekazywania akt między prawnikami, generowania licznych pism procesowych oraz zarządzania terminami. Potrzebny był system, który zautomatyzuje te procesy, zapewni kontrolę nad obiegiem dokumentów i umożliwi łatwe monitorowanie postępów spraw.
Wyzwania
- Zarządzanie dużą ilością akt: Śledzenie i zarządzanie aktami spraw, które były przetwarzane przez kilku prawników.
- Automatyzacja generowania dokumentów: Potrzeba automatycznego generowania pism procesowych i pozwów na podstawie szablonów.
- Zarządzanie samochodami zastępczymi: Obsługa wynajmu samochodów zastępczych, w tym generowanie umów i zarządzanie flotą.
- Integracja z systemami sądowymi i ubezpieczeniowymi: Potrzeba efektywnej komunikacji z sądami oraz ubezpieczycielami.
Rozwiązania
- Wdrożenie systemu zarządzania kancelarią:
-
- Obieg dokumentów: System umożliwia śledzenie obiegu akt sprawy, identyfikację miejsca przechowywania teczek oraz monitorowanie, który prawnik jest odpowiedzialny za przetwarzanie danej sprawy.
- Automatyzacja generowania dokumentów: System posiada moduł generatora pism, który automatycznie tworzy pisma procesowe, pozwy i inne dokumenty na podstawie szablonów i wzorców.
- Zarządzanie terminami: System umożliwia ustawianie i monitorowanie deadlinów dla poszczególnych zadań związanych z aktami spraw, co zapewnia terminową realizację procesów.
- Kodowanie dokumentów: Akta sprawy są oznaczane kodami kreskowymi, co umożliwia łatwe śledzenie i zarządzanie dokumentami.
-
- Moduł wynajmu samochodów zastępczych:
-
- Automatyczne generowanie umów: System automatycznie generuje umowy najmu samochodów zastępczych, które mogą być podpisywane elektronicznie na tabletach przez klientów.
- Zarządzanie flotą: System śledzi dostępność samochodów zastępczych oraz obsługuje procesy związane z wynajmem, w tym dowóz samochodu do klienta.
-
- Integracja z sądami i ubezpieczycielami:
-
- Moduł komunikacji: System umożliwia komunikację z sądami oraz ubezpieczycielami, automatyzując proces wymiany dokumentów i informacji.
- Lista pracowników: System zarządza listą pracowników kancelarii oraz ich uprawnieniami, co pozwala na efektywne przypisywanie zadań i zarządzanie procesami.
-
- Zarządzanie aktami spraw i dokumentami procesowymi:
-
- Śledzenie obiegu akt: System umożliwia śledzenie, które akta sprawy są w posiadaniu danego prawnika i jakie działania są aktualnie podejmowane.
- Generowanie i śledzenie dokumentów procesowych: Dokumenty procesowe, takie jak pozwy, pisma do sądu i powiadomienia, są automatycznie generowane i śledzone przez system.
- Obsługa masowych dokumentów: System umożliwia efektywne zarządzanie dużą ilością dokumentów, co jest szczególnie ważne w przypadkach masowych spraw, takich jak odszkodowania dla frankowiczów.
-
Wyniki
- Zwiększenie efektywności operacyjnej: Wdrożenie systemu znacząco zwiększyło efektywność zarządzania aktami spraw i dokumentami procesowymi, redukując czas potrzebny na ich przetwarzanie.
- Lepsze zarządzanie samochodami zastępczymi: System umożliwił automatyzację procesu wynajmu samochodów zastępczych, co przyczyniło się do zwiększenia satysfakcji klientów.
- Precyzyjne monitorowanie terminów: Dzięki systemowi, kancelaria może skutecznie monitorować terminy, co zredukowało ryzyko opóźnień w prowadzeniu spraw.
- Zarządzanie pracą zespołu: System umożliwił efektywne zarządzanie zadaniami w zespole prawniczym, śledzenie postępów i przydzielanie odpowiedzialności.
Przykłady
- Automatyczne generowanie pism procesowych: System automatycznie generuje pisma procesowe na podstawie szablonów, co znacznie przyspiesza proces obsługi spraw.
- Monitorowanie i śledzenie akt: Dzięki systemowi, kancelaria może dokładnie śledzić, gdzie znajdują się akta spraw i który prawnik się nimi zajmuje.
- Elektroniczne podpisywanie umów: Umowy najmu samochodów zastępczych są generowane automatycznie i podpisywane elektronicznie przez klientów na tabletach.
- Integracja z systemami zewnętrznymi: System umożliwia łatwą komunikację z sądami i ubezpieczycielami, automatyzując wymianę dokumentów.
Podsumowanie
Wdrożenie systemu zarządzania kancelarią znacząco poprawiło efektywność operacyjną firmy, umożliwiając automatyzację kluczowych procesów, takich jak obieg dokumentów, generowanie pism procesowych oraz zarządzanie wynajmem samochodów zastępczych. Dzięki nowoczesnym technologiom, kancelaria może efektywnie monitorować terminy, śledzić postępy spraw i zapewniać wysoką jakość obsługi swoich klientów, co jest kluczowe dla jej dalszego rozwoju i sukcesu na rynku.
