Wdrożenie zostało zrealizowane dla producenta komponentów oraz zaawansowanych systemów dla układów napędowych i przeniesienia napędu w pojazdach znanych marek. W ramach optymalizacji swoich procesów zarządzania derogacjami i zmianami procesowymi, firma zdecydowała się na wdrożenie systemu SHAREPOINT. W tym celu wykorzystano pakiet Microsoft Office 365 wraz z narzędziami Power Apss i Sharepoint. Powstała aplikacja chmurowa dostępna dla pracowników z dowolnego miejsca na świecie .
Tło projektu
Przed wdrożeniem SHAREPOINT, firma zarządzała procesami derogacji i zmian procesowych za pomocą arkuszy Excel, co było czasochłonne i podatne na błędy. Firma potrzebowała zintegrowanego i bardziej efektywnego rozwiązania, które usprawniłoby te procesy i zapewniło lepszą kontrolę nad nimi.
Wyzwania
- Niespójność i błędy: Zarządzanie procesami derogacji i zmian procesowych za pomocą Excela prowadziło do niespójności i błędów.
- Złożoność procesów: Procesy wymagały wieloetapowej akceptacji i rezerwacji materiałów, co było trudne do zarządzania w obecnym systemie.
- Komunikacja między działami: Brak zautomatyzowanego przepływu informacji między komórkami organizacyjnymi utrudniał sprawną realizację procesów.
Rozwiązania
- Wdrożenie systemu SHAREPOINT:
-
- Moduł derogacji: System umożliwia tworzenie derogacji, wiązanie ich z materiałami potrzebnymi do produkcji oraz zarządzanie procesem zatwierdzania przez różne działy.
- Flow akceptacji: Derogacja przechodzi przez wiele działów, które ją akceptują, a system automatycznie zarządza przypisaniami i rezerwacjami materiałów.
- Moduł zmian procesowych: System rejestruje zmiany procesowe, które są powiązane z derogacjami i obejmują np. zmiany wersji oprogramowania na linii produkcyjnej, zastąpienie elementów na hali, czy zmiany norm jakości.
- Automatyzacja procesów: System automatycznie przekazuje informacje między komórkami organizacyjnymi, co usprawnia cały proces.
-
- Funkcje systemu:
-
- Rejestracja derogacji i zmian procesowych: Formularze pozwalają na dokładne rejestrowanie wszystkich derogacji i zmian procesowych, w tym wskazanie osoby wnioskującej, zatwierdzających oraz rezerwacji materiałów.
- Śledzenie postępów: System umożliwia bieżące śledzenie postępów każdej derogacji i zmiany procesowej, co zapewnia lepszą kontrolę i nadzór.
- Raportowanie i analizy: System generuje raporty dotyczące procesów derogacji i zmian procesowych, co pozwala na lepszą analizę i podejmowanie decyzji.
-
Wyniki
- Zwiększenie efektywności: Wdrożenie SHAREPOINT znacząco zwiększyło efektywność zarządzania derogacjami i zmianami procesowymi, redukując czas potrzebny na ich realizację.
- Redukcja błędów: Automatyzacja procesów i wyeliminowanie Excela zmniejszyły liczbę błędów i niespójności w danych.
- Lepsza komunikacja: System zapewnił płynny przepływ informacji między działami, co poprawiło koordynację i współpracę.
- Pełna kontrola i zgodność: SHAREPOINT umożliwił pełną kontrolę nad procesami i zapewnił zgodność z normami i procedurami wewnętrznymi firmy.
Przykłady
- Automatyzacja derogacji: System SHAREPOINT umożliwia automatyczne tworzenie i zarządzanie derogacjami, co pozwala na szybkie rezerwowanie materiałów i śledzenie postępów zatwierdzeń.
- Zarządzanie zmianami procesowymi: Moduł zmian procesowych rejestruje wszystkie zmiany w procesach produkcyjnych, zapewniając ich dokładne śledzenie i analizę.
- Przepływ informacji: Automatyczne przekazywanie informacji między działami zapewnia, że wszystkie zmiany i derogacje są realizowane zgodnie z ustalonymi procedurami.
- Raportowanie: System generuje szczegółowe raporty na temat derogacji i zmian procesowych, co umożliwia lepsze zarządzanie i podejmowanie decyzji.
Podsumowanie
Wdrożenie systemu SHAREPOINT w firmie znacząco poprawiło zarządzanie procesami derogacji i zmian procesowych. Dzięki automatyzacji i zintegrowanemu przepływowi informacji, firma zwiększyła efektywność, zmniejszyła liczbę błędów i poprawiła komunikację między działami. Nowoczesne rozwiązanie zapewniło pełną kontrolę nad procesami i zgodność z normami, co przyczyniło się do zwiększenia jakości i efektywności operacyjnej firmy.
