Nasz klient, działający w branży paliwowej i gazowej od 2012 roku, zdecydował o wdrożeniu systemu SAP wraz ze specjalistycznym oprogramowaniem do sprzedaży hurtowej paliw i gazu. Dodatkowo wytworzone oprogramowanie zostało stworzone jako dodatek do SAP B1 i miało za zadanie spełniać specyficzne wymogi branżowe, podatkowe i procesowe klienta. Ponadto, system musiał integrować się z terminalami paliwowymi w Polsce i za granicą, zarządzać składami podatkowymi oraz rozliczać paliwo w 15°C.
Tło projektu
W 2020 roku firma, dostrzegając konieczność modernizacji swoich procesów biznesowych i systemów informatycznych wykorzystywanych do sprzedaży hurtowej paliw i gazu, zdecydowała się na wdrożenie dedykowanego i specjalistycznego oprogramowania. Celem było usprawnienie procesów sprzedaży, zapewnienie zgodności z regulacjami podatkowymi oraz poprawa zarządzania składami podatkowymi.
Wyzwania
- Złożone wymogi podatkowe: Konieczność uwzględnienia specyficznych wymogów podatkowych związanych z akcyzą na paliwa i gaz.
- Integracja z terminalami paliwowymi: Potrzeba integracji z różnymi terminalami paliwowymi zarówno w Polsce, jak i za granicą.
- Zarządzanie składami podatkowymi: Efektywne zarządzanie składami podatkowymi, w tym śledzenie i raportowanie przepływu paliw.
- Rozliczenie paliwa w 15°C: Zapewnienie dokładnego rozliczenia paliwa przy temperaturze odniesienia 15°C.
- Uproszczenie procesu obsługi zamówień: Konieczność uproszczenia procesu obsługi zamówień złożonych przez klientów, prawidłowe zarządzanie i priorytetyzacja partii wydawanego produktu.
- Usprawnienie procesu raportowego w grupie: Konieczność scentralizowania danych dotyczących realizowanych procesów produkcyjno-sprzedażowych na potrzeby raportowe naszego klienta.
Rozwiązania
- Stworzenie specjalistycznych dodatków do SAP B1: Opracowano specjalistyczne dodatki do SAP B1, które uwzględniały specyficzne wymogi branżowe i podatkowe, w tym akcyzę, rozksięgowanie kont 309 czy automatyzację procesu zamówień i tworzenia dokumentów wydań paliwa.
- Integracja z terminalami paliwowymi: Zapewniono pełną integrację z systemami terminali paliwowych w Polsce i za granicą, umożliwiającą automatyczną wymianę danych.
- Moduł zarządzania składami podatkowymi: Wdrożono moduł do zarządzania składami podatkowymi, który umożliwiał śledzenie, raportowanie i zgodność z regulacjami prawnymi.
- Automatyczne rozliczenie paliwa w 15°C: System został wyposażony w funkcję automatycznego przeliczania ilości paliwa na temperaturę odniesienia 15°C, co zapewniło dokładność rozliczeń.
- Wyznaczanie ceny produktu: Wdrożono procedury cenowe, które definiowały cenę produktu na podstawie wielu parametrów sprzedaży.
- Usprawnienie procesu produkcyjnego: Wdrożono rozwiązania, które pozwoliły na odwzorowanie wielu skomplikowanych procesów produkcyjnych jak przeklasyfikowanie, blendowanie, uszlachetnianie itp.
- Usprawnienie wytwarzania dokumentacji: Wdrożono rozwiązania automatyzujące wystawianie dokumentów WZ, dokumentów celnych (SENT) czy rejestrację zamówień dzięki integracji z terminalami paliwowymi, urzędem celnym i systemami klienckimi)
- Usprawnienie procesów sprzedażowych: Zaimplementowano zaawansowane mechanizmy przeliczania jednostek zakupu produktów i opłat akcyzowych (Opłata akcyzowa w metrach a zakupy w tonach)
Wyniki
- Zgodność z wymogami podatkowymi: Oprogramowanie zapewniło pełną zgodność z wymogami podatkowymi, w tym z regulacjami dotyczącymi akcyzy na paliwa i gaz.
- Efektywne zarządzanie składami podatkowymi: Dzięki modułowi zarządzania składami podatkowymi, firma mogła efektywnie śledzić i raportować przepływ paliw, co zwiększyło przejrzystość i zgodność z regulacjami prawnymi. Zaimplementowano również automatyzację dokumentów celnych, dzięki czemu kilkoma kliknięciami są wypełniane i wysyłane wnioski do urzędu celnego (SENT).
- Integracja i automatyzacja: Integracja z terminalami paliwowymi usprawniła procesy sprzedaży i logistyki, automatyzując wymianę danych i tworzenie dokumentów WZ co przyczyniło się również do znaczącego zmniejszenia liczby błędów popełnianych przy generowaniu tych dokumentów. Wprowadzono również integrację z Urzędem Celnym, co znacząco skróciło czas obsługi procesu SENT do kilku kliknięć. Dodatkowo przygotowano interfejsy umożliwiające integrację z systemami klientów co znacząco usprawnia proces rejestracji zamówień.
- Dokładne rozliczenia: Automatyczne przeliczanie ilości paliwa na temperaturę odniesienia 15°C zapewniło dokładność rozliczeń, co było kluczowe dla zgodności z normami branżowymi. Dodatkowo w specjalistycznym oprogramowaniu uwzględniono proces przeliczeń i obsług wielu jednostek, co było szczególnie problematyczne podczas naliczania akcyzy podczas zakupu produktów (akcyza w metrach a zakup produktów w tonach).
Podsumowanie
Wdrożenie specjalistycznego oprogramowania do sprzedaży hurtowej paliw i gazu w firmie przyniosło liczne korzyści i usprawnienia procesów biznesowych, w tym zgodność z wymogami podatkowymi, efektywne zarządzanie składami podatkowymi, automatyzację procesów sprzedaży, poprawę jakości danych, efektywności pracy, redukcję błędów popełnianych podczas generowania dokumentów i dokładne rozliczenia wytwarzanego i sprzedawanego paliwa. Dzięki zaawansowanym funkcjom i skutecznej integracji SAP B1 z terminalami paliwowymi, nasz klient mógł znacząco usprawnić swoje procesy i spełnić specyficzne wymogi branżowe w oparciu o najnowocześniejsze i zaawansowane technologie informatyczne.
