Nasz klient, głębokowodny terminal kontenerowy w Gdańsku, jest drugim co do wielkości terminalem kontenerowym na Bałtyku oraz najszybciej rozwijającym się terminalem w Polsce. Aby zwiększyć efektywność operacyjną i utrzymać pozycję lidera w eksporcie i imporcie, terminal zdecydował się na wdrożenie dwóch zaawansowanych systemów: TSS (Terminal Staff Scheduler) oraz VBS (Vehicle Booking System).
Tło projektu
Przed wdrożeniem systemów TSS i VBS, firma zarządzała planowaniem pracowników odpowiedzialnych za załadunek/rozładunek statków za pomocą narzędzia MS Excel, a obsługa awizacji samochodów była realizowana przy użyciu przestarzałego systemu dostarczonego przez innego dostawcę. Procesy te były czasochłonne, podatne na błędy i nieefektywne.
Wyzwania
- Zarządzanie pracownikami: Konieczność efektywnego planowania pracy, harmonogramowania i zarządzania uprawnieniami pracowników.
- Obsługa awizacji samochodów: Potrzeba zautomatyzowania procesu awizacji dostaw i wydawania kontenerów na i z terminala, oraz zarządzania ruchem pojazdów.
- Optymalizacja operacji: Zoptymalizowanie ruchu pojazdów na terminalu i skrócenie czasu oczekiwania na przeładunek.
- Integracja z systemami: Konieczność integracji nowych systemów z istniejącymi systemami HR i zarządzania terminalem.
Rozwiązania
- Wdrożenie TSS (Terminal Staff Scheduler):
-
- Zarządzanie pracownikami: System TSS zarządza kartoteką pracowników, uprawnieniami do obsługi urządzeń, planowaniem pracy i harmonogramowaniem dostępności.
- Automatyzacja powiadomień: TSS automatycznie powiadamia pracowników o ich planie pracy, urlopach i nieobecnościach.
- Integracja z HR: System został zintegrowany z istniejącym systemem HR, co umożliwiło płynną wymianę danych.
- Optymalizacja harmonogramów: TSS zoptymalizował czas przygotowania harmonogramów pracowników, zwiększając efektywność planowania.
-
- Wdrożenie VBS (Vehicle Booking System):
-
- Awizacja dostaw: VBS zautomatyzował proces awizowania dostaw i wydawania kontenerów dla wszystkich samochodów ciężarowych wjeżdzających /wyjeżdzających na terminal kontenerowy
- Zarządzając kartoteką kierowców i pojazdów oraz ich uprawnieniami
- Zarządzanie slotami: System zarządza slotami czasowymi pozwalającego na odbór/dostawę kontenera na terminalu
- Monitorowanie przejazdó ciężarówek za pomocą GPS.
- Generowanie QR kodów: VBS generuje QR kody jako karty wjazdowe na terminal, ułatwiając kontrolę dostępu.
- Zarządzanie kierunkiem ustawienia kontenera: System zarządza kierunkiem ustawienia kontenera na naczepie, co poprawia efektywność operacji.
-
Wyniki
- Zautomatyzowanie procesów: Wdrożenie TSS i VBS zautomatyzowało kluczowe procesy, eliminując manualne błędy i zwiększając efektywność operacyjną.
- Optymalizacja ruchu pojazdów: VBS zoptymalizował ruch pojazdów na terminalu, zmniejszając ilość nadmiarowych awizacji i skracając czas oczekiwania na przeładunek.
- Efektywne zarządzanie pracownikami: TSS usprawnił planowanie i harmonogramowanie pracy, co zwiększyło efektywność i zadowolenie pracowników.
- Lepsza kontrola i monitorowanie: Systemy zapewniły lepszą kontrolę nad operacjami terminalowymi oraz możliwość generowania szczegółowych raportów i analiz.
Przykłady
- Automatyzacja awizacji: VBS pozwolił na zautomatyzowanie procesu awizacji dostaw i wydawania kontenerów, co zmniejszyło liczbę błędów i przyspieszyło obsługę.
- Optymalizacja harmonogramów: Dzięki TSS terminal zredukował czas potrzebny na przygotowanie harmonogramów pracowników, co pozwoliło na bardziej efektywne wykorzystanie zasobów.
- Kontrola dostępu: Generowanie QR kodów jako kart wjazdowych ułatwiło kontrolę dostępu i zwiększyło bezpieczeństwo na terminalu.
- Monitorowanie pojazdów: VBS umożliwił monitorowanie ruchu pojazdów na terminalu za pomocą GPS, co poprawiło zarządzanie operacjami i zmniejszyło czas przeładunku.
Podsumowanie
Wdrożenie systemów TSS i VBS u naszego klienta znacząco poprawiło zarządzanie pracownikami oraz proces awizacji samochodów. Automatyzacja kluczowych procesów, integracja z istniejącymi systemami oraz optymalizacja operacji przyczyniły się do zwiększenia efektywności i utrzymania pozycji lidera na rynku terminali kontenerowych. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom technologicznym, firma może teraz lepiej zarządzać zasobami i operacjami, co przekłada się na szybszy rozwój i większą satysfakcję klientów.
