Nasz klient, międzynarodowy operator logistyczny realizujący przewozy krajowe i międzynarodowe z wykorzystaniem własnego taboru kolejowego i infrastruktury. Grupa realizuje przewozy kompleksowo, wraz z obsługą procesów przeładunkowych, obsługą bocznic kolejowych i masowych terminali, w tym również portów morskich. Naszego klienta wyróżnia możliwość koordynacji i obsługi transportu na całej trasie przewozu realizowanego do krajów Europy Zachodniej i Południowej.
Sytuacja przed wdrożeniem
Sytuacja przed wdrożeniem systemu obsługi kolejowej RailSoft:
- Trudności w przetworzeniu i analizie coraz większej ilości danych.
- Utrudniony przepływ informacji, co powodowało ograniczoną efektywność w zarządzaniu dostępnymi danymi.
- Mało intuicyjne systemy do zarządzania przewozami wspierane plikami kalkulacyjnymi.
- Opóźnienia w otrzymywaniu informacji dotyczących posiadanych zasobów.
- Używanie kilku systemów pomocniczych – brak integracji
Wdrożone rozwiązanie
Wdrożenie polegało na dostarczeniu, skonfigurowaniu i uruchomieniu systemu RailSoft Business Solutions w pełni dopasowanego do potrzeb klienta. Dodatkowym zadaniem wdrożeniowym były szkolenia realizowane dla zespołów wdrożeniowych poszczególnych obszarów biznesowych przedsiębiorstwa, tj.:
- Wagony
- Pojazdy Trakcyjne
- Handel
- Drużyny Trakcyjne
- Planowanie i realizacja przewozów
- Warsztat
- Kalkulacje planowane i kalkulacje rzeczywiste
- Kontroling operacyjny
- Kontroling finansowy
System RailSoft Business Solutions obejmował swoim zakresem następujące moduły:
- Kartoteka wagonów i pojazdów trakcyjnych
- Kartoteka wyposażenia wagonów i pojazdów trakcyjnych
- Zarządzanie dokumentami wagonów i pojazdów trakcyjnych
- Zarządzanie umowami najmu, wynajmu, ECM, warsztatów, ubezpieczenia wagonów i pojazdów trakcyjnych
- Zarządzanie przeglądami wagonów i pojazdów trakcyjnych oraz ich wyposażenia
- Zarządzanie utrzymaniem wagonów i pojazdów trakcyjnych oraz ich wyposażenia
- Zarządzanie kartami pomiarowymi wagonów i pojazdów trakcyjnych
- Moduł WWW do zarządzania wynajętymi zasobami przez najmującego
- Aplikacja mobilna w zakresie utrzymania i obsługi taboru
- Elektroniczna książka pokładowa pojazdu trakcyjnego
- Kartoteka pracowników
- Zarządzanie dokumentami pracowniczymi
- Kartoteka wyposażenia pracowniczego i jego utrzymanie oraz przeglądy
- Zarządzanie uprawnieniami i kompetencjami pracowniczymi
- Moduł Szkoleń i pouczeń
- Zarządzanie znajomością szlaku
- Zarządzanie Kartami Czasu Pracy
- Zarządzanie aktami normatywnymi
- Aplikacja mobilna dla pracowników terenowych (maszyniści, rewidenci, ustawiacze i manewrowi)
- Kartoteka towarów
- Kartoteka kontrahentów
- CRM – Zarządzanie relacjami z klientem
- CRM – wersja WEB
- Rejestr umów przychodowych i kosztowych
- Rejestr kontraktów i zleceń
- Panel planisty
- Panel dyspozytora
- Obiegowanie pojazdów trakcyjnych
- Elektroniczna wymiana danych z polskimi przewoźnikami wykorzystującymi RailSoft
- Elektroniczna mapa kolejowa Polski
- Moduł TAXI zintegrowany z firmą taksówkową
- Moduł Warsztatowy
- Aplikacja mobilna dla maszynistów i rewidentów umożliwiająca realizację przewozów towarowych wraz z zapewnieniem dostarczenia dokumentów kolejowych w trybie rzeczywistym
- Rozliczenia z PKP Energetyką i PKP PLK
- Raporty statystyczne pojazdów trakcyjnych i wagonów
- Raporty analityczne kosztów utrzymania pojazdów trakcyjnych i wagonów
- Raporty managerskie – kluczowe wskaźniki efektywności, wskaźniki eksploatacyjne
- Raporty bezpieczeństwa
- Moduł Bezpieczeństwa Ruchu Kolejowego (BRK)
- Raporty GUS i UTK
- Moduł Kosztowo Przychodowy
- Zarządzanie alertami i ostrzeżeniami systemowymi
- Integracja z BI BPX
- Rejestr czasu pracy lokomotyw
Poza wyżej wymienionymi modułami, prace wdrożeniowo-programistyczne obejmowały również wdrożenie, rozwój i dostosowanie oprogramowania na potrzeby spółek powiązanych wraz z okresem stabilizacji systemu.
Efekty wdrożenia
System wspiera zarządzanie procesami logistyki kolejowej, handlowymi, planowania i realizacji przewozów, napraw lokomotyw i wagonów, jak również zarządzania dokumentacją kolejową. Przyczynił się także do znacznego wsparcia procesów szkoleń, egzaminów okresowych, kwalifikacyjnych i weryfikacyjnych oraz zarządzania kompetencjami pracowników.
System wspiera procesy handlowe: zapytania ofertowe, oferty, umowy. Udostępnia narzędzia dla Klientów. Istnieje możliwość śledzenia swojej przesyłki. System po zakończeniu przewozów nalicza wynagrodzenie za zrealizowane przewozy oraz dodatkowe usługi.
Poprawiono ergonomię pracy oraz szybkość przekazywania informacji dzięki wdrożeniu systemu mobilnego dla maszynistów, rewidentów, ustawiaczy i manewrowych. Poprawiono jakość i ergonomię pracy obszarów HR dzięki automatycznym raportom z poszczególnych gniazd maszynistów rozproszonych na terenie całego kraju. Usprawniono procesy planistyczne dzięki zgromadzeniu, przetwarzaniu i dostarczaniu planistom konkretnych informacji w jednym miejscu – panelu planisty i dyspozytora.
Wdrożono kontroling finansowy, który pozwala na analizę rentowności przewozów z podziałem na zlecenia, kontrakty, pociągi , klienci .
Wdrożono kontroling operacyjny związany z procesem operacyjnym planowania pociągów oraz przestrzegania zasad DSU wagonów i lokomotyw. Moduł pozwala również monitorować założone wskaźniki operacyjne, które są prezentowane w Dashboardzie Menadżerskim.
System RailSoft
System RailSoft zapewnił naszemu klientowi dostęp do strategicznych zasobów, czyli informacji, które zdecydowanie wpłynęły na efektywność i jakość planowania i ofertowania.
