Language

Wdrożenie Systemu Zarządzania Transportem dla Przewoźnika Pasażerskiego

Przewoźnik pasażerski, jeden z największych operatorów transportu kolejowego w Polsce, podjął decyzję o wdrożeniu nowoczesnego Systemu Zarządzania Transportem. Decyzja wynikała z potrzeby zastąpienia przestarzałych systemów, zbudowanie wielozakładowego zintegrowanego oprogramowania,  poprawy efektywności operacyjnej oraz zgodności z aktualnymi wymogami prawnymi i biznesowymi. Projekt obejmował wdrożenie systemu w 14 zakładach regionalnych oraz centrali spółki.

Wyzwania

  1. Zintegrowanie funkcji systemów z wielu dotychczas eksploatowanych systemu
    • Przejście z obecnych systemów na jeden spójny system do zarządzania transportem .
    • Utrzymanie ciągłości operacji w trakcie migracji danych.
    • Wdrożenie nowych procesów biznesowych
  2. Skomplikowana struktura organizacyjna:
    • Zróżnicowane potrzeby 14 zakładów regionalnych i centrali.
    • Każdy zakład regionalny posiadał indywidualne zasady wynagrodzenia oraz zarządzanie procesami związanymi z taborem kolejowych oraz zasobami ludzkimi
  3. Zgodność z przepisami:
    • Dopasowanie systemu do wymogów prawa pracy, zarządzania taborem i ochrony danych osobowych.
  4. Szkolenie pracowników:
    • Przeszkolenie pracowników z różnych grup zawodowych, w tym drużyn konduktorskich, maszynistów i zaplecza technicznego.

Rozwiązanie

System SZT zaprojektowano jako kompleksowe narzędzie wspierające planowanie, harmonogramowanie i zarządzanie procesami przewozowymi, taborowymi oraz pracowniczymi. Kluczowe funkcjonalności obejmowały:

  1. Planowanie i harmonogramowanie:
    • Pracy pociągów.
    • Harmonogramowanie drużyn maszynistów, konduktorów i zaplecza technicznego.
  2. Ewidencja i rozliczenia:
    • Rejestracja czasu pracy.
    • Automatyczne generowanie danych do systemów kadrowo-płacowych.
  3. Zarządzanie taborem:
    • Ewidencja pojazdów i ich parametrów.
    • Planowanie przeglądów i napraw.
    • Wyłączenia i włączenia
    • Zarządzanie procesem przeglądów P1 do P5
    • Dokumentacja dokumentująca procesy przeglądowe
    • Elektroniczne karty pomiarowe pozwalające na digitalizację danych oraz wdrożenie Predictive Maintenance
  4. Obiegowanie:
    • Planowanie i realizacja obiegów taboru, w tym przypisanie pojazdów do konkretnych relacji i tras.
    • Definiowanie czynności do wykonania między poszczególnymi przejazdami.
    • Automatyczna walidacja zgodności obiegów z rozkładem jazdy.
    • Generowanie raportów dotyczących wydajności obiegów oraz ich optymalizacji.
  5. Integracja:
    • Połączenie z istniejącymi systemami, takimi jak system płacowy , system analizy kosztów i przychodów, ERP i inne.
  6. Mobilność:
    • Udostępnienie aplikacji mobilnej dla pracowników drużyn trakcyjnych i konduktorskich, umożliwiającej:
      1. Planowanie pracy
      2. Rozliczanie czasu pracy
      3. Dostęp do dokumentacji kolejowej
      4. Dostęp do rozkładów jazdy
      5. Chat

Proces wdrożenia

  1. Analiza przedwdrożeniowa:
    • Zebranie wymagań biznesowych podczas warsztatów z Zamawiającym.
    • Stworzenie szczegółowej koncepcji biznesowej.
  2. Pilotaż:
    • Wdrożenie testowe w wybranej jednostce organizacyjnej.
    • Weryfikacja poprawności działania systemu.
  3. Szkolenie:
    • Przygotowanie materiałów szkoleniowych i sesji warsztatowych.
    • Dedykowane warsztaty dla drużyn konduktorskich, maszynistów oraz działów technicznych.
  4. Wdrożenie produkcyjne:
    • Migracja danych z systemów z dotychczasowych systemów .
    • Integracja z systemami informatycznymi Klienta
    • Rozpoczęcie eksploatacji systemu we wszystkich jednostkach organizacyjnych.
    • Wdrożenie nowych obszarów obiegowanie, dyspozytura
  5. Wsparcie powdrożeniowe:
    • 12 miesięczna asysta powdrożeniowa zapewniająca wsparcie użytkowników i eliminację potencjalnych błędów.

Wyniki

  1. Zwiększenie efektywności:
    • Skrócenie czasu planowania obiegów taboru i harmonogramów pracy.
    • Automatyzacja generowania raportów operacyjnych.
    • Znaczące skrócenie czasu przygotowania danych do wynagrodzenia kilku tysięcy osób pracujących w terenie
    • Wprowadzenie wielu zabezpieczeń systemu pozwalających na prawidłową kontrolę danych związanych z obszarem kadrowo-płacowym oraz procesem utrzymania taboru
  2. Poprawa zarządzania:
    • Zintegrowany system umożliwiający lepsze monitorowanie i zarządzanie taborem oraz personelem.
    • Centralizacja danych dotyczących taboru i personelu w jednym systemie.
  3. Zgodność z przepisami:
    • Pełna zgodność z wymaganiami prawnymi i wewnętrznymi regulacjami firmy.
    • Raportowanie UTK , GUS
    • Raporty kontrolingu operacyjnego i finansowego
  4. Lepsze narzędzia dla pracowników:
    • Aplikacja mobilna usprawniła rozliczanie czasu pracy i zarządzanie harmonogramami.
    • Większa wygoda dla pracowników w terenie dzięki funkcjom mobilnym.
    • Możliwość przygotowania dokumentacji kolejowej „z gruntu” – karta próby hamulca , wykaz wagonów w składzie , potwierdzenia zapoznania się z dokumentacją kolejową
  5. Obiegowanie:
    • Wdrożenie procesu obiegowania strategicznego – plan na lata następne
    • Wdrożenie procesu obiegowania operacyjnego  – proces obiegowania do zakupionych rozkładów jazdy z możliwością reobiegowania w przypadku zakłóceń na trakcji kolejowej , niedostępności zasobów ludzkich, itp.

Wnioski

Wdrożenie systemu dla przewoźnika pasażerskiego  okazało się sukcesem, zapewniając nowoczesne narzędzia wspierające codzienną działalność przewoźnika. Projekt został zrealizowany zgodnie z harmonogramem i spełnił kluczowe cele biznesowe. Sukces tego wdrożenia może stanowić wzór dla innych przewoźników poszukujących rozwiązań optymalizujących ich działalność.

Dzięki zastosowanym funkcjonalnościom, przewoźnik pasażerski  zyskał platformę umożliwiającą dalszą digitalizację procesów i wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań technologicznych w kolejnych latach